Visszaélés-bejelentési rendszer
-Tájékoztató és eljárásrend-
- A bejelentő rendszer kialakítása és célja
A Békéscsaba Vagyonkezelő Zrt. (továbbiakban: Társaság) elkötelezett az ügyletek törvényes lebonyolítása és a mindenkori becsületes magatartás mellett. Ezen elkötelezettsége szervezete egészére kiterjed. A Társaság munkavállalói kötelesek a legmagasabb szintű jogi és etikai normák szerint eljárni.
A Társaság valamennyi munkatársától elvárja, hogy ismerje és betartsa az Etikai Kódexben (továbbiakban: Kódex) foglaltakat, valamint a Kódex megismerésén kívül a munkatársak kötelessége további információt szerezni a szerepükre esetlegesen vonatkozó jogszabályokról, normákról, szabályzatokról, eljárásokról, gyakorlatokról, útmutatásokról és munkavégzési szabályokról.
A Társaság és munkavállalóinak felelőssége egyértelmű és fontos. A visszaélés-bejelentési rendszer alkalmazásának célja az, hogy a Társasággal kapcsolatba kerülő félnek biztosított legyen a megfeleléssel vagy etikus magatartással kapcsolatos kérdések vagy aggályok felvetésére, bejelentésére, továbbá lehetősége legyen annak jogszerű kivizsgálására.
A belső visszaélés-bejelentési rendszerben jogellenes vagy jogellenesnek feltételezett cselekményre vagy mulasztásra, illetve egyéb visszaélésre vonatkozó információt lehet bejelenteni.
Visszaélés bejelentésre szolgáló elérhetőségek
A visszaélés-bejelentésre szolgáló elérhetőségek nem az egyébként működő információs csatornákat helyettesíti, hanem a kivételes helyzetek megoldását szolgálja.
A visszaélés-bejelentéseket írásban vagy szóban teheti meg a bejelentő. A szóbeli bejelentést telefonon vagy más hangüzenetküldő rendszer útján, vagy személyesen lehet megtenni.
A bejelentők rendelkezésére az alábbi elérhetőségek állnak:
Bejelentővédelmi ügyvéd: Dr. Becsei Attila ügyvéd
Rendelkezésre állás: Hétköznapokon, 8:00 és 16:00 óra között.
Telefon: +36309972628
Email: attilabecsei@gmail.com
Cím: 5600 Békéscsaba, Andrássy út 10. 1/3.
A személyes bejelentéshez kérjük, hogy előzetesen egyeztessen időpontot telefonon.
- Eljárásrend
A Társaság elkötelezett az esetlegesen felmerülő szabálysértések azonosítása és a jogellenes állapot megszüntetése mellett. Minden jelentett aggályt a megfelelő szintű kivizsgálás és a szükséges válaszintézkedés követi.
2.1 Bejelentés
Minden bejelentés a bejelentések kivizsgálását vezető bejelentővédelmi ügyvédhez érkezik, aki azt a jogszabályi előírásoknak megfelelően kezeli. Ezeket a bejelentéseket a bejelentővédelmi ügyvédet megelőzően a Társaság egyik munkavállalója, illetve vezető tisztségviselője sem ismerheti meg.
A visszaélés-bejelentési rendszerben bejelentést tehet
- a foglalkoztató által foglalkoztatott,
- az a foglalkoztatott, akinek a foglalkoztatónál fennálló foglalkoztatásra irányuló jogviszonya megszűnt, és
- a foglalkoztatóval foglalkoztatásra irányuló jogviszonyt létesíteni kívánó olyan személy, aki esetében e jogviszony létesítésére vonatkozó eljárás megkezdődött.
A visszaélés-bejelentési rendszerben bejelentést tehet továbbá:
- az egyéni vállalkozó, az egyéni cég, ha a foglalkoztatóval szerződéses kapcsolatban áll,
- a foglalkoztató tekintetében tulajdonosi részesedéssel rendelkező személy, valamint a foglalkoztató ügyviteli, ügyvezető, illetve felügyelő testületéhez tartozó személy, ideértve a nem ügyvezető tagot is,
- a foglalkoztatóval szerződéses kapcsolat létesítésére vonatkozó eljárást megkezdett, szerződéses kapcsolatban álló vagy szerződéses kapcsolatban állt vállalkozó, alvállalkozó, beszállító, illetve megbízott felügyelete és irányítása alatt álló személy,
- a foglalkoztatónál tevékenységet végző gyakornok és önkéntes,
- a foglalkoztatóval az a), b) vagy d) pont szerinti jogviszonyt vagy szerződéses kapcsolatot létesíteni kívánó olyan személy, aki esetében e jogviszony vagy szerződéses kapcsolat létesítésére vonatkozó eljárás megkezdődött, és
- az a személy, akinek az a), b) vagy d) pont szerinti jogviszonya vagy szerződéses kapcsolata a foglalkoztatóval megszűnt.
A bejelentés történhet:
- névtelenül
- név és elérhetőség (telefonszám, email) megadásával
A bejelentő kérheti:
- a vizsgálat eredményéről tájékoztatást kapjon a bejelentővédelmi ügyvédtől (ennek feltétele nevének, elérhetőségének megadása)
A bejelentő személyazonosságát – ha az annak megállapításához szükséges adatokat megadja – a vizsgálat valamennyi szakaszában bizalmasan kezelik.
A visszaélés-bejelentésre vonatkozó eljárásrend biztosítja azt, hogy az ügy kivizsgálásában a panaszolt személy ne vehessen részt, a vizsgálat eredményére befolyást ne tudjon gyakorolni.
2.2 Bejelentés kivizsgálása
Valamennyi munkatársunktól és a Társasággal kapcsolatba kerülő féltől elvárjuk a teljes mértékű együttműködést a kivizsgálásokban. Ez magába foglalja a valós, pontos és teljes körű válaszok adását, még akkor is, ha azok kellemetlenséget okoznak vagy további kérdéseket vetnek fel.
A vizsgálatokat az adott aggály kivizsgálására alkalmas személynek kell lefolytatnia, megfelelő mértékben figyelembe véve a függetlenség és pártatlanság szükségességét. A bejelentővédelmi ügyvéd dönt arról, hogy a vizsgálatba az előzetesen kijelölt munkatársak közül kiket von be.
Vizsgálat lefolytatásában való részvételre jogosult:
- Vezérigazgató
- Gazdasági igazgató
- Fejlesztési és Üzemeltetési igazgató
- Parkolási üzletág vezető
- Igazgatóság tagja
Amennyiben a bejelentés a Társaság vezető tisztségviselőjének cselekményével vagy mulasztásával függ össze, a bejelentővédelmi ügyvéd a bejelentés alapján dönt arról, hogy a Társaság felügyelőbizottsága, könyvvizsgálója, a megbízó legfőbb döntéshozó szerve vagy a tulajdonosi jogokgyakorlója közül kit von be a vizsgálatba.
Kivizsgálás megkezdése: bejelentést követő 8 munkanapon belül.
A bejelentést a körülmények által lehetővé tett legrövidebb időn belül, de legfeljebb a bejelentés beérkezésétől számított harminc napon belül kivizsgálja a kijelölt személy/ek. A kivizsgálási idő indokolt esetben legfeljebb további 60 nappal meghosszabbításra kerülhet, melynek tényéről, a várható lezárás időpontjáról és a kivizsgálási idő meghosszabbításának indokáról a bejelentő lehetőség szerint tájékoztatást kap.
A bejelentés kivizsgálása során:
- további információ kérhető a bejelentőtől (ha megadta elérhetőségét) is
- minden információ a jogszabályoknak megfelelően, bizalmasan kerül kezelésre
- a munkatársaktól és a Társasággal kapcsolatba kerülő felektől teljes mértékű együttműködést várunk
- a Társaság a lehetőségekhez mérten a jogi és etikai felelősségvállalásával összhangban titoktartást gyakorol
A bejelentés kivizsgálása mellőzhető, ha
- a) a bejelentést azonosíthatatlan bejelentő tette meg,
- b) a bejelentést nem a jelen eljárásrend 2.1/ bekezdés szerinti, erre jogosult személy tette meg,
- c) a bejelentés ugyanazon bejelentő által tett ismételt, a korábbi bejelentéssel azonos tartalmú bejelentés, illetve
- d) a közérdek vagy a nyomós magánérdek sérelme a bejelentésben érintett természetes személy, illetve jogi személy jogainak a bejelentés kivizsgálásából eredő korlátozásával nem állna arányban.
2.3 Bejelentés lezárása
Amennyiben a bejelentés alapján a visszaélés megállapítható, úgy a jogszabályokat, a Kódexet vagy bármely más vállalati szabályzatot, normát vagy munkavégzési szabályt megsértő munkatársat a megfelelő fegyelmi intézkedés alá vonjuk, mely – az alkalmazandó jogszabályok értelmében – akár a munkaviszony megszüntetését is maga után vonhatja.
Az alkalmazott fegyelmi intézkedés számos tényezőtől függ, többek között az alábbiaktól:
- A szabálysértés jellege, súlyossága és gyakorisága.
- A szabálysértésért való felelősség mértéke, valamint a vállalaton belüli és kívüli személyeket érintő hatás.
- A munkavállaló közvetlen érintettségének mértéke.
- A szabálysértés önkéntes bejelentése, valamint a felelősségvállalás.
Amennyiben a bejelentés alapján a visszaélés nem állapítható meg, úgy a vizsgálat további intézkedés nélkül lezárul, ennek eredményéről a bejelentőt – amennyiben elérhetőségeit megadta – tájékoztatjuk.
- Megtorlás ellenesség
Megtorlás, büntetés vagy zaklatás alkalmazása bármely olyan munkatárssal vagy a Társasággal kapcsolatba kerülő féllel szemben, aki jóhiszeműen bejelentést tett, szigorúan tilos! A „jóhiszeműség”, mint feltétel azt jelenti, hogy aggály vagy kérdés felvetésekor a bejelentő teljes körű és igaz információkat ad meg.
- Rosszhiszemű bejelentés
Ha nyilvánvalóvá válik, hogy a panaszos vagy bejelentő rosszhiszeműen, valótlan adatot vagy információt közölt és
- a) ezzel bűncselekmény vagy szabálysértés elkövetésére utaló körülmény merül fel, személyes adatait az eljárás lefolytatására jogosult szerv vagy személy részére át kell adni,
- b) alappal valószínűsíthető, hogy másnak jogellenes kárt vagy egyéb jogsérelmet okozott, személyes adatait az eljárás kezdeményezésére, illetve lefolytatására jogosult szervnek vagy személynek kérelmére át kell adni.
5. Adatkezelés
A személyes adatok kezelésének célja a beérkezett bejelentések áttekintése, kivizsgálása és megoldásuk nyomon követése. A személyes adatok csak azon időszak alatt használhatók fel, amely a fenti feladatok elvégzéséhez szükséges. A személyes adatok nem kerülnek felhasználásra más célból, az adatkezelést kizárólag a Társaság bejelentővédelmi ügyvédje, az általa kijelölt személy/ek és szükség szerint a vizsgálatba bevont más szervezeti egység végzi.
A bejelentő személyes adatai törvény alapján jogosult szerv részére adható át a bejelentő egyértelmű hozzájárulása nélkül.
Különleges adatok kezelése nem megengedett. Ha ilyen információ kerül bejelentésre, az törlésre kerül. Valamint törlésre kerülnek a bejelentésben nem érintett harmadik személyre vonatkozó, a bejelentés kivizsgálásához nem szükséges adatok.
Ha a vizsgálat alapján a bejelentés nem megalapozott vagy további intézkedés megtétele nem szükséges, illetve a kivizsgálás mellőzése esetén az adatkezelő a bejelentésre vonatkozó személyes adatokat a vizsgálat befejezését – mellőzés esetén a mellőzésről hozott döntést – követő 60 napon belül törli.
Ha a vizsgálat alapján intézkedés megtételére kerül sor – ideértve a bejelentő személlyel szemben jogi eljárás vagy fegyelmi intézkedés megtétele miatti intézkedést is – az adatkezelő a bejelentésre vonatkozó személyes adatokat a bejelentési rendszerben legfeljebb a bejelentés alapján indított eljárások jogerős lezárásáig, valamint a törvényes határidőig kezeli.
6. Hatályos
A Társaság 2023. december 01-től hatályos visszaélés bejelentési-rendszer eljárásrendje a 2023. május 25. napján kihirdetett „A panaszokról, a közérdekű bejelentésekről, valamint a visszaélések bejelentésével összefüggő szabályokról’’ szóló 2023.évi XXV. törvényben foglaltaknak megfelelően.
A Visszaélés bejelentés eljárásrend 2023. december 01-től visszavonásig hatályos.
A dokmentum .pdf formátumban letölhteő innen (a pdf dokumentum minden korszerű böngészőben olvasható) : Visszaélés-bejelentési rendszer